Es ist Dienstagvormittag in Wien, das Café ist halb voll, der Laptop aufgeklappt. Eine Inhaberin scrolled durch ihre Tools: ein Newsletter-Tool schreibt Betreffzeilen mit KI, ein Werbe-Tool schlägt Zielgruppen vor, ein internes Script fasst Kundenmails zusammen. Alles fühlt sich nach kleinen Helfern an. Dann fällt der Blick auf eine Mail der Rechtsberatung mit dem Betreff EU AI Act, und die Frage steht im Raum: Was davon ist überhaupt relevant, und was muss dokumentiert werden?

In unserer Arbeit mit Marken aus Wien und dem DACH-Raum sehen wir genau diese Situation regelmäßig. Viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen KI längst im Alltag, haben aber kein vollständiges Bild davon, wo KI tatsächlich im Unternehmen läuft. Genau an dieser Stelle setzt der EU AI Act an, und genau dort hilft ein KI-Register. In diesem Artikel erklären wir, was der EU AI Act von KMU konkret verlangt, was ein KI-Register ist und wie wir es gemeinsam mit unseren Kunden aufsetzen.

Was der EU AI Act für KMU in Österreich bedeutet

Der EU AI Act ist 2024 in Kraft getreten und wird schrittweise wirksam. Viele Inhaberinnen und Inhaber in Wien verbinden die Verordnung zuerst mit großen Tech-Konzernen, doch der Anwendungsbereich reicht deutlich weiter. Auch ein Wiener Handwerksbetrieb, der KI für die Angebotserstellung nutzt, kann betroffen sein, je nach Einsatzform und Risikoeinstufung.

Die zentrale Idee des Gesetzes ist eine risikobasierte Regulierung. Je stärker ein KI-System in Rechte, Sicherheit oder geschäftliche Entscheidungen eingreift, desto höher sind die Pflichten. Für die meisten KMU bedeutet das in der Praxis: Sie sind keine Entwickler von Hochrisiko-KI, aber sie sind Betreiber von Systemen und damit in vielen Fällen dokumentationspflichtig.

Österreich setzt den EU AI Act im nationalen Rahmen um, und auch kleine Unternehmen sollten sich darauf einstellen, dass Aufsichtsstellen und Geschäftspartner künftig genauer hinschauen. Wer heute sauber dokumentiert, spart sich aufwendige Nacharbeit, wenn Lieferanten, Behörden oder Auditoren nachfragen.

Was ein KI-Register ist und was es nicht ist

Ein KI-Register ist eine strukturierte Übersicht über alle KI-Systeme, die in einem Unternehmen tatsächlich eingesetzt werden. Es beantwortet für jedes Tool die gleichen einfachen Fragen und schafft damit die Grundlage für jede weitere Compliance-Frage.

Wir nutzen dafür eine klare Vorlage, die wir mit unseren Kunden pflegen. Sie enthält mindestens:

  • Name und Anbieter des KI-Tools, inklusive Version und Einsatzdatum
  • Zweck im Unternehmen, also welche konkrete Aufgabe das System übernimmt
  • Risikoeinstufung nach EU AI Act, von minimal bis hoch
  • Personen oder Rollen, die mit dem System arbeiten und es freigeben
  • Datenflüsse, also welche Eingaben das Tool erhält und was mit den Ausgaben passiert

Wichtig ist, was ein Register nicht ist: Es ist kein juristisches Vertragsdokument und kein Ersatz für eine Rechtsberatung. Es ist ein Arbeitsinstrument, das zeigt, dass Sie wissen, was in Ihrem Unternehmen läuft. In unserer Erfahrung reicht diese Form der Selbstauskunft für die meisten KMU in Wien, um gegenüber Auftraggebern, Banken und Auditoren sauber aufzutreten.

Welche KI-Systeme KMU in Wien typischerweise dokumentieren müssen

In der Diskussion mit unseren Kunden tauchen immer wieder dieselben Tools auf. Die Bandbreite reicht von klassischen Bürohelfern bis zu spezialisierter Branchensoftware. Entscheidend ist nicht die Marke, sondern die Funktion im Unternehmen.

Wir empfehlen, bei der Bestandsaufnahme in mehreren Bereichen zu schauen. Folgende Kategorien haben sich in unserer Praxis als hilfreich erwiesen:

  • Kommunikation und Text: Tools, die E-Mails, Angebote, Social-Media-Texte oder interne Dokumente verfassen oder zusammenfassen
  • Content und Medien: Bild- und Videogeneratoren, Retusche- und Schnittwerkzeuge mit KI-Funktionen, automatische Untertitelung
  • Marketing und Vertrieb: Zielgruppenanalysen, Gebotssteuerung, automatische Kampagnenoptimierung, personalisierte Empfehlungen
  • Operative Prozesse: Buchhaltungsvorschläge, Prognosen für Lager oder Auslastung, KI-gestützte Terminplanung

Wenn Sie diese Liste mit Ihrem Team durchgehen, werden Sie schnell feststellen, dass die meisten Wiener Unternehmen an mehreren Stellen KI nutzen, ohne es als KI zu bezeichnen. Genau diese Übersicht ist der erste Schritt zu einem sauberen KI-Register.

Wie wir ein KI-Register im Projekt aufsetzen

Ein KI-Register lebt davon, dass es gemeinsam mit den Menschen entsteht, die täglich mit den Tools arbeiten. Unser Team setzt es deshalb nicht im stillen Kämmerlein auf, sondern in kurzen, strukturierten Sessions mit den Verantwortlichen aus Marketing, Vertrieb und Operations.

Wir starten mit einem eintägigen Workshop, in dem wir die bestehende Tool-Landschaft gemeinsam durchgehen. Danach übernehmen wir die Strukturierung in eine Vorlage, die wir gemeinsam mit unseren Kunden pflegen und die zur bestehenden IT-Landschaft gehört. Drei Punkte sind uns dabei wichtig:

  • Menschliche Freigabe vor jeder Veröffentlichung, weil KI nur dann sinnvoll ist, wenn ein Mensch die letzte Entscheidung trifft
  • Server und Datenhoheit beim Kunden, damit sensible Geschäftsdaten nicht unkontrolliert fließen
  • Anbindung an Dashboards, damit neue Tools sofort sichtbar werden und nicht unbemerkt im Schatten entstehen

Diese Form der Zusammenarbeit passt zu unserer Regel: Automatisierung ja, aber mit klarer menschlicher Kontrolle. Ein KI-Register ist genau die Form von Kontrolle, die im EU AI Act verlangt wird und die gleichzeitig Ihren Alltag erleichtert.

Praxisbeispiel: Von der Tool-Liste zum Register in einem Wiener Projekt

Ein konkretes Beispiel aus unserer Arbeit: Für eine Kanzlei in Wien haben wir die digitale Infrastruktur von Grund auf aufgebaut, von der zweisprachigen Website über Hosting, Domain und Mail bis zur laufenden Wartung. Im selben Projekt ging es auch darum, KI-Tools in Marketing und Kommunikation sauber aufzusetzen.

In der Bestandsaufnahme zeigte sich, dass mehrere Helfer im Einsatz waren, von einem Textassistenten für Blogideen bis zu einem Tool, das Suchbegriffe clustert. Wir haben diese Tools gemeinsam mit dem Kunden in das Register überführt, Risiken eingeschätzt und klare Freigaben definiert. So wussten die Verantwortlichen jederzeit, welches System welche Rolle spielt und welche Daten es verarbeitet.

Diese Übersicht hat nicht nur juristisch geholfen. Sie hat auch intern für mehr Klarheit gesorgt: neue Mitarbeitende sehen auf einen Blick, welche Tools eingesetzt werden dürfen, und welche Voraussetzungen gelten. Aus unserer Sicht ist genau das der eigentliche Wert eines KI-Registers, weit über die reine Pflichterfüllung hinaus.

Wie Sie jetzt starten, ohne Ihr Team zu überlasten

Der häufigste Fehler, den wir bei KMU beobachten, ist die Idee, ein KI-Register müsse in einem aufwendigen Projekt entstehen. In der Praxis reicht ein pragmatischer Anfang. Listen Sie die Tools auf, die Sie heute aktiv nutzen, schätzen Sie grob ein, welche Daten hineinfließen, und halten Sie fest, wer freigibt.

Diese einfache Version wächst dann mit Ihrem Unternehmen mit. Ergänzen Sie ein Tool, prüfen Sie kurz die drei Fragen, und tragen Sie es ein. So bleibt das Register lebendig, ohne dass Ihr Team neue Prozesse lernen muss.

Wer in Wien oder im DACH-Raum KI verantwortungsvoll einsetzen will, kommt am EU AI Act nicht vorbei, aber auch nicht an einer klaren eigenen Übersicht. Wenn Sie wissen möchten, wie ein solches Register für Ihr Unternehmen konkret aussehen kann, sprechen Sie mit uns. Wir nehmen uns Zeit für Ihre Situation und schlagen Ihnen einen passenden ersten Schritt vor. Vereinbaren Sie dafür gerne ein kostenloses Erstgespräch über unser Kontaktformular oder werfen Sie einen Blick auf unsere KI-Lösungen und unsere Workshops, in denen wir solche Strukturen gemeinsam mit Ihrem Team aufbauen.